|
Program E-bud
Oferta
Przedstawiamy Państwu
wyspecjalizowany program służący kontroli kosztów realizacji
budów oraz płynności finansowej w firmie budowlanej, a przez to w połączeniu z
odpowiednimi działaniami korygującymi obniżeniu kosztów działalności
przedsiębiorstwa budowlanego.
***
Jeśli w Państwa firmie
występuje chociaż jeden z poniżej opisanych problemów, może
powodować to trudności w utrzymaniu jak najniższych kosztów
budów. Prosimy o kontakt z nami, a przedstawimy jak z pomocą
naszego programu można rozwiązać Państwa problemy.
1.
Osoby tworzące kosztorys i dokonujące zamówień nie mają dostępu do
historycznych cen zakupów u swoich stałych dostawców. Ceny
materiałów znajdujące się na papierowych fakturach zakupu w
segregatorach są trudne do odszukania. Pracownicy zaopatrzenia nie
mają również dostępu do programu księgowego z fakturami. Powoduje
to, że ceny są niewykorzystywane. Firma posiadająca stałych
dostawców ma możliwość kupowania po cenach niższych od znajdujących
się w cennikach. Jednak nieznajomość wcześniejszych cen zakupu u
wybranych dostawców materiałów nie pozwala na negocjację coraz
lepszych warunków cenowych przy zakupach na kolejne budowy.
2.
Wymiana informacji o zamówieniach, poprawkach do nich oraz
aktualnym stanie ich realizacji, występująca między budową, a
zaopatrzeniem w biurze firmy odbywa się drogą telefoniczną lub
mailową. Następnie informacje są zapisywane tak, że trudno mieć
wszystkie przed sobą, gdy są potrzebne. Nie ma w firmie jednego,
sprawnego i skutecznego systemu wprowadzania oraz dostępu do danych
zarówno na budowie jak i w biurze. Objawia się to spowolnieniem
pracy i niedokładnością wykonywania czynności, od których zależy
utrzymanie niskich kosztów obsługi budowy.
3.
Kierownik budowy nie ma dokładnej kontroli nad aktualnym stanem
realizacji swoich zamówień. Przyjmując dostawę materiałów nie
jest w stanie szybko zaktualizować postępu realizacji zamówień,
których dostawa dotyczy. Przy rozbiciu jednego zamówienia na
kilka dostaw i faktur trudno mu szybko określić czy jego zamówienie
zostało zrealizowane w całości, w terminie oraz według ustalonych
wcześniej cen. Nie pozwala to w rozmowach z kontrahentem na
dochodzenie swoich racji i negocjowanie lepszych warunków dostaw.
4.
Zamówienia dokonywane przez kierownika budowy nie są przez nikogo
kontrolowane pod względem ilości i cen, ani porównywane z
deklarowanymi w kosztorysie. Istnieje niebezpieczeństwo
zamrożenia pieniędzy poprzez niepotrzebnie duże zamówienia oraz
strat przy niedostatecznie wynegocjowanych cenach zakupu.
5.
Na
budowach nie ma prowadzonej kontroli przyszłych kosztów zakupu
już na poziomie zamówień. Rzeczywiste koszty budowy są określane
jedynie na podstawie faktur zakupu, które są dostarczane kilka
tygodni po zamówieniu i dopiero wtedy podliczane. Firma nie
korzysta z prognoz kosztów na podstawie zamówień i ustalonych w
nich cen zakupu. Marża budowy jest poznawana z nawet miesięcznym
opóźnieniem. Gdy przychodzą faktury jest juz za późno na
podejmowanie kroków zaradczych by zredukować za wysokie koszty
budowy.
6.
Firma
nie prowadzi kontroli kosztów poszczególnych etapów budowy w
stosunku do kosztorysu, ani analiz kosztów materiałów według
rodzajów asortymentu. Jeśli nastąpi przekroczenie kosztów
któregoś z etapów budowy, można się spodziewać obniżenia
marży na całej budowie. Brak analizy jak doszło w danym etapie
budowy do wyższych kosztów niż zakładane ani jaki rodzaj nakładów
to spowodował nie pozwoli na szybkie wyciągnięcie wniosków i
ratowanie zysku z budowy.
7.
Opisanie faktury - wyjaśnienie, kto i dlaczego zamówił
znajdujące się na niej pozycje, czy zgadzają się one cenowo i
ilościowo z zamówieniem czy kosztorysem - zajmuje wiele dni i nie zawsze się
udaje. Operacja ta wymaga współpracy działu zamówień z
kierownikami budów. Dodatkowym problemem jest skojarzenie
poszczególnych pozycji faktury i zamówienia rozbitych na kilka
dokumentów i wspólnych dla kilku budów. Dokumenty te krążą po całym
biurze i budowach. Nierzadko bez kompletnych wyjaśnień trafiają do
działu księgowości, gdzie są w końcu akceptowane z braku
dostępności lepszych metod ich sprawdzania.
8.
Niejedna firma zbankrutowała, mimo, że była rentowna, a
prowadzone budowy miały wysoka marżę. Przyczyną tego są kłopoty
z płynnością finansową. Na ten stan rzeczy mogą się składać:
a.
Nieaktualne i niekompletne raporty płynności finansowej z
powodu trudności w ich szybkim, ręcznym sporządzeniu na podstawie
setek dokumentów;
b.
Brak uwzględniania prognoz wydatków na podstawie zamówień z
podanym terminem realizacji i wartością zanim przyjdą odpowiadające
im faktury;
c.
Brak
wykorzystywania w raportach płynności dostępnych u dłużników
informacji o przesuniętych przez nich terminach płatności
czy nawet ich podziału na raty.
d.
Zwroty kaucji gwarancyjnych są
niespodziankami w budżecie, bo firma nie przechowuje informacji o tym, kiedy,
o jakiej wartości i od kogo mają być one odbierane.
e.
W
czasie małych kłopotów z płynnością nie istnieje sprawny
mechanizm odraczania i podziału spłat zobowiązań wobec
dostawców. Zamiast płacić przemyślane kwoty z ustalonej puli i
tylko strategicznym dostawcom, firma spłaca mniej ważnych
wierzycieli sama mając później coraz większe kłopoty.
9.
Osoby
zaopatrujące budowy są całymi dniami zajęte przeszukiwaniem i
kontrolą dokumentów zamówień oraz faktur zamiast zlecić to
komputerowi i w tym czasie negocjować najlepsze warunki dostaw.
10.
Analiza przez zaopatrzeniowca faktur np. za paliwo w danym miesiącu
zamiast kilku kliknięć myszką sprowadza się do wielogodzinnego
wertowania segregatorów i zastanawianiu gdzie aktualnie
znajdują się brakujące w nim faktury.
Informacje podstawowe o programie
Program znacznie zwiększa zakres pozyskiwanych informacji przyczyniając się do
większej wydajności pracy oraz otrzymywania informacji wcześniej
nieosiągalnych. Analizując dane o
budowach, zamówieniach i zakupach ostrzega o
zagrożeniach dotyczących zasobów finansowych przedsiębiorstwa.
Dzięki specjalnej architekturze program ułatwia
zarządzanie dokumentami nawet poprzez powolny internet bezprzewodowy
na terenie całego kraju.
Pozwala w większym stopniu niż
dotychczas na bieżąco kontrolować sytuację i podejmować
trafniejsze decyzje prowadzące do obniżenia kosztów
działalności firmy.
***
Poniżej przytaczamy Państwu kilka
przykładów oszczędności możliwych dzięki naszemu programowi:
PROGNOZOWANIE PŁYNNOŚCI FINANSOWEJ
FIRMY
Małe i średnie firmy budowlane
często borykają się z problemem zapewnienia środków finansowych na
prowadzenie swojej działalności. W wyniku braku kontroli nad
płynnością dochodzi do zalegania z zobowiązaniami dla
dostawców i podwykonawców. Pogarszają się warunki dostaw, co
stwarza dalsze kłopoty z płynnością finansową.
Dzieje się tak, gdyż w firmach
budowlanych brakuje odpowiednio wczesnej informacji o tym, jak
zaplanować strategię płatności. Zaciągają one na niedogodnych
warunkach zbyt wysokie kredyty, nierzadko nie wykorzystując
ich do końca.
Program E-bud umożliwia
tworzenie prognozy płynności finansowej już na podstawie
zamówień do dostawców, a więc często kilka tygodni przed
otrzymaniem faktury.
Pozwala to na zaplanowanie
strategii płatności i zmniejszenie kosztów kredytu lub
nawet jego eliminacje, a tym samym nawet kilkunastoprocentowa
redukcja kosztów finansowych działalności firmy.
BIEŻĄCA KONTROLA KOSZTÓW I CZASU
REALIZACJI BUDOWY
Powszechne jest kończenie budów
powyżej zakładanego kosztu oraz później niż planowano. Dlatego
ważne jest bieżące raportowanie wartości zakończonych etapów
budowy oraz czasu ich trwania. Przekraczanie planowanych
wartości jest ostrzeżeniem dla kierownictwa firmy o nadciągających
problemach.
Program E-bud umożliwia wczesne
prognozowanie rzeczywistych kosztów budowy oraz sumarycznego
czasu jej trwania w oparciu o dane cząstkowe poszczególnych etapów.
Pozwala to ominąć takie pułapki jak np.: pozorny prawidłowy koszt
budowy na jej półmetku, gdy tak naprawdę jeszcze nie została ona w
połowie ukończona.
Program wykorzystuje tu szeroko
stosowaną w zachodnich przedsiębiorstwach metodę Wartości
Wypracowanej (Earned Value), która powoli zdobywa uznanie
również w polskich firmach.
Wystarczająco wcześnie
zasygnalizowane nieprawidłowości kosztów i czasu realizacji pozwala
zminimalizować ryzyko straty finansowej na kontrakcie.
ZMNIEJSZENIE KOSZTÓW
NIEPLANOWANYCH
Dużym problemem w firmach
budowlanych jest brak aktualnych wyników finansowych budowy.
Branża budowlana opiera się na niskich marżach, co sprawia, że
ujemny wynik finansowy budowy może prowadzić do ujemnego wyniku
całej firmy. Dlatego ważna jest kontrola kosztów poszczególnych
budów.
Dane finansowe o budowach pojawiają
się w księgowości z nawet kilkutygodniowym opóźnieniem, gdyż
firma bazuje na danych pochodzących z faktur. Ceny towarów
uzgadniane w zamówieniach często są dla działu kontroli finansowej
niedostępne.
Program E-bud
pozwala śledzić nie tylko koszty zaksięgowane, ale co
ważniejsze, koszty oczekiwane – wynikające z zamówień.
Posiadając taką informację kierownik projektu może podjąć kroki
zmierzające do zmniejszenia kosztów zanim będzie na to za
późno.
PRZYŚPIESZENIE DOSTĘPU DO
INFORMACJI W DOKUMENTACH
W firmach budowlanych problemem
zaczyna być organizacja obiegu dokumentów. Opisanie faktury,
wyjaśnienie, kto i dlaczego zamówił znajdujące się na niej pozycje
zajmuje wiele dni i nie zawsze kończy się sukcesem.
Operacja ta wymaga współpracy
działu zamówień z kierownikami budów. Dodatkowym problemem jest
skojarzenie poszczególnych pozycji faktury z różnymi budowami.
Dokumenty te krążą po całym biurze
i budowach. Nierzadko bez kompletnych wyjaśnień trafiają do działu
księgowości, gdzie są w końcu akceptowane z braku dostępności
lepszych metod ich opisywania.
W programie E-bud wszystkie
dokumenty, w tym też faktury przychodzące do firmy są zapisywane
w postaci elektronicznej. Umożliwia to szybki dostęp do
informacji z budowy lub innego dowolnego miejsca poprzez Internet.
Każda pozycja faktury jest przy
wsparciu programu bez trudu kojarzona z jej odpowiednikiem na
zamówieniu i zapotrzebowaniu. Dzięki temu opisywanie jej zostaje
skrócone do minimum.
Materiały
z zapotrzebowania na budowę,
zamówienia, przyjęcia towaru oraz faktury są ze sobą połączone
systemem odnośników. Dla każdego materiału można przeglądnąć, w
jakich powiązanych ze sobą dokumentach on występuje. Można śledzić
historię cen i terminowość zakupów.
Dodatkowo program umożliwia osobom
przygotowującym budżet budowy lub zamówienia dostęp do
historycznych cen zakupów często różniących się od tych
oferowanych w powszechnie dostępnych cennikach.
Rozwiązanie to wprowadza nową
jakość w uzyskiwaniu informacji z dokumentów znajdujących się w
firmie, co przekłada się na większą wydajność pracowników.
***
Jak widać zastosowanie programu
E-bud do zarządzania firmą budowlaną pozwala na znaczące usprawnienia w dziedzinie kontroli
finansów i organizacji pracy w firmach budowlanych. Przekłada się
to na realne zmniejszenie kosztów działalności, podniesienie
poziomu świadczonych usług oraz dynamiczny rozwój firmy.
***
W poniższym pliku PDF znajduje się
bardziej szczegółowy opis programu.
opis_programu_selke_e-bud_2010-09-21.pdf
|
