1.      Na budowach nie ma prowadzonej kontroli przyszłych kosztów zakupu już na poziomie sporządzania List zakupów. Rzeczywiste koszty budowy są określane jedynie na podstawie faktur zakupu, które są często dostarczane kilka tygodni po zakupie i dopiero wtedy podliczane. Firma nie korzysta z prognoz kosztów na podstawie List zakupów i ustalonych w nich cen zakupu. Marża budowy jest poznawana z nawet miesięcznym opóźnieniem. Gdy przychodzą faktury jest już za późno na podejmowanie kroków zaradczych by zredukować za wysokie koszty budowy.

2.     Firma nie prowadzi kontroli kosztów poszczególnych etapów budowy w stosunku do kosztorysu, ani analiz kosztów materiałów według rodzajów asortymentu. Jeśli nastąpi przekroczenie kosztów któregoś z etapów budowy, można się spodziewać obniżenia marży na całej budowie. Brak analizy jak doszło w danym etapie budowy do wyższych kosztów niż zakładane ani jaki rodzaj nakładów to spowodował nie pozwoli na szybkie wyciągnięcie wniosków i ratowanie zysku z budowy.
 

3.      Kierownik budowy nie ma dokładnej kontroli nad aktualnym stanem realizacji swoich zapotrzebowań. Przyjmując dostawę materiałów nie jest w stanie szybko sprawdzić zgodności dostawy z Listą zakupów. Przy rozbiciu jednego etapu na kilka dostaw i faktur trudno mu szybko określić czy jego potrzeby zostały zrealizowane w całości, w terminie oraz według ustalonych wcześniej cen. Nie pozwala to w rozmowach z kontrahentem na dochodzenie swoich racji i negocjowanie lepszych warunków dostaw.

4.     Zakupy dokonywane przez kierownika budowy nie są przez nikogo kontrolowane pod względem ilości, cen zasadności terminów zakupu, ani nie są porównywane z deklarowanymi ilościami i cenami w Budżecie. Istnieje niebezpieczeństwo spóźnienia się z zamówieniem i zakupem albo zamrożenia pieniędzy poprzez za wczesne, niepotrzebnie duże zamówienia oraz strat przy niedostatecznie wynegocjowanych cenach zakupu.

 

5.       Brak podziału kosztów na osobne budowy. Przychodzące faktury zakupu zawierają pozycje z kilku budów. Nie sposób dojść, które pozycje i w jakich ilościach pochodzą z której budowy. Nie wiadomo jakie są koszty poszczególnych budów.

6.       Opisanie faktury - wyjaśnienie, kto i dlaczego kupił znajdujące się na niej pozycje, czy zgadzają się one cenowo i ilościowo z Budżetem - zajmuje wiele dni i nie zawsze się udaje. Operacja ta wymaga współpracy szefa z kierownikami budów. Dodatkowym problemem jest skojarzenie poszczególnych pozycji faktury i budżetu rozbitych na kilka dokumentów i wspólnych dla kilku budów. Dokumenty te krążą po całym biurze i budowach. Nierzadko bez kompletnych wyjaśnień trafiają do działu księgowości, gdzie są w końcu akceptowane z braku dostępności lepszych metod ich sprawdzania

 

7.      Osoby tworzące kosztorysy, Budżety i dokonujące zakupów nie mają dostępu do historycznych cen zakupów konkretnych materiałów u swoich stałych dostawców. Ceny materiałów znajdujące się na papierowych fakturach zakupu w segregatorach są trudne do odszukania. Kierownicy budów nie mają również dostępu do programu księgowego z fakturami. Powoduje to, że poprzednie ceny są nieznane. Firma posiadająca stałych dostawców ma możliwość kupowania po cenach niższych od znajdujących się w cennikach. Jednak nieznajomość wcześniejszych cen zakupu u wybranych dostawców materiałów nie pozwala na negocjację coraz lepszych warunków cenowych przy zakupach na kolejne budowy.

 

8.      Przechowywanie informacji o zapotrzebowaniach, zakupach i fakturach oraz aktualnym stanie ich realizacji odbywa się w na papierze czy w Excelu, a wymiana informacji drogą telefoniczną lub e-mailową. Następnie informacje są zapisywane tak, że trudno mieć wszystkie przed sobą, gdy są potrzebne. Nie ma w firmie jednego, sprawnego i skutecznego systemu wprowadzania oraz dostępu do danych zarówno na budowie jak i w biurze. Objawia się to spowolnieniem pracy i niedokładnością wykonywania czynności, od których zależy utrzymanie terminowości i niskich kosztów obsługi budowy

9.      Niejedna firma zbankrutowała, mimo, że była wykazywana rentowność, a prowadzone budowy miały wysoka marżę. Przyczyną tego są kłopoty z płynnością finansową. Na ten stan rzeczy mogą się składać:

a.        Nieaktualne i niekompletne raporty płynności finansowej z powodu trudności w ich szybkim, ręcznym sporządzeniu na podstawie setek dokumentów;
 

b.        Brak uwzględniania prognoz wydatków na podstawie zamówień z podanym terminem realizacji i wartością zanim przyjdą odpowiadające im faktury;
 

c.        Brak wykorzystywania w raportach płynności dostępnych u dłużników informacji o przesuniętych przez nich terminach płatności czy nawet ich podziału na raty.
 

d.        Zwroty kaucji gwarancyjnych są niespodziankami w budżecie, bo firma nie przechowuje informacji o tym, kiedy, o jakiej wartości i od kogo mają być one odbierane.
 

e.        W czasie małych kłopotów z płynnością nie istnieje sprawny mechanizm odraczania i podziału spłat zobowiązań wobec dostawców. Zamiast płacić przemyślane kwoty z ustalonej puli i tylko strategicznym dostawcom, firma spłaca mniej ważnych wierzycieli sama mając później coraz większe kłopoty.

10.    Kierownicy budów są godzinami zajęci przeszukiwaniem i kontrolą dokumentów budżetów i faktur zamiast zlecić to komputerowi i w tym czasie kierować budowami

11.     Analiza faktur np. za paliwo w danym miesiącu zamiast kilku kliknięć myszką sprowadza się do wielogodzinnego wertowania segregatorów i zastanawianiu gdzie aktualnie znajdują się brakujące w nim faktury.